3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Списание расходных материалов

Обязательно ли нужно к акту о списании материальных запасов по форме 0504230 прикладывать отчет либо другой документ, или акт по списанию расходных материалов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок применения Акта (ф. 0504230) и случаи, в которых к данному документу требуется приложение дополнительных документов, подтверждающих расходование материальных запасов, госучреждению необходимо установить самостоятельно и закрепить положениями учетной политики.

Обоснование вывода:
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Перечень форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых организациями государственного сектора, и Методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Указания N 52н).
Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (далее — Акт (ф. 0504230)) применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов. Акт (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. При этом форма акта предусматривает наличие в ней заключения комиссии о причинах выбытия материальных ценностей.
Положениями Указаний N 52н также предусмотрено, что в случае, если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту (ф. 0504230).
В общем случае выдача определенных материальных запасов ответственным лицам осуществляется на основании норм расхода. Установленные в учреждении нормы расхода в целях списания соответствующих материальных ценностей указываются в графе 4 Акта (ф. 0504230). Однако использование норм расхода не всегда является достаточным основанием для списания материальных запасов с балансового учета прямым расходом при выдаче из мест хранения. В некоторых случаях списание с балансового учета может осуществляться на основании Актов (ф. 0504230) и иных документов только после документального подтверждения достижения целей, ради которых выдавались материальные запасы, и возврата их остатков на склад. К примеру, списание горюче-смазочных материалов оформляется Актом (ф. 0504230) с приложением Путевых листов, подтверждающих расход соответствующего топлива. Также дополнительные первичные учетные документы могут возникнуть и при списании материальных запасов сверх утвержденных в учреждении норм.
Действующие в настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета, не устанавливают четких границ между имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов. Поэтому порядок применения Акта (ф. 0504230) и случаи, в которых к данному документу требуется приложение дополнительных документов, подтверждающих расходование материальных запасов, учреждению необходимо установить самостоятельно и закрепить положениями учетной политики. Так, если учетной политикой учреждения установлено, что при списании конкретных материалов Акт (ф. 0504230) составляется на основании дополнительных первичных учетных документов (например, путевые листы, меню-требования, отчеты, акты комиссии и т.д.), то приложение данных документов к Акту (ф. 0504230) является обязательным.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

9 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Акт на списание материалов

Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.

Порядок списания материалов

Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия. Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.

После фиксации таких фактов, они уполномочены к оформлению акта о списании материалов. Как правило, в крупных организациях для подобных действий существуют специально разработанные четкие инструкции.

Для списания материалов необходимы веские основания, имеющие документальное подтверждение.

Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.

  • отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
  • отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
  • письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
  • утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
  • прочие финансовые и учетные документы.

Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.

Как правильно оформить акт о списании материалов

Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись, тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.

Читать еще:  Нотариальное согласие супруга на продажу недвижимости

Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.

Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.

Инструкция по заполнению Акта на списание материалов

  • В верхнем правом углу документа вписываем наименование предприятия, а также должность, фамилию, имя, отчество руководителя, который, после оформления акта утвердит его.
  • Затем заполняем название документа, а также коротко передать его суть (в данном случае «о списании материалов»), поставить дату: число, месяц (прописью), год.
  • Далее переходим к составу комиссии по списанию: должность каждого сотрудника, фамилию, имя, отчество, а также зафиксировать факт списания материальных ценностей и указать причины их списания (непригодность к использованию, выявленные дефекты, завершенный срок амортизации, моральное устаревание и т.д.).


Во вторую часть акта нужно включить таблицу, в которой подробным образом перечислить все материалы, подвергшиеся списанию, их наименование, количество, цену одной штуки и общую стоимость списанных ценностей в целом. Если есть какие-либо примечания по списываемым материалам, их также нужно обозначить в таблице. Под таблицей нужно указать общую стоимость списанных материалов (цифрами и прописью), а после внесения всей необходимой информации в документ, каждый член комиссии подписывает его, и документ передаётся на подпись руководителю организации.

Учет оргтехники и расходных материалов

Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее. Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации. А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов. Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.

Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.

О чем речь?

Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.

Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?

Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.

Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания. Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г. № 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.

Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?

Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.

Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года.
Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.
Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 — «Прочие расходы».

Читать еще:  Что делать если потеряли паспорт

Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:

  1. Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
  2. Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».

Особенности учета печатных расходных материалов

Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:

Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета:
0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

Программы и их использование

В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме. Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.
Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.

Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:

  • закупу оборудования и запасных частей;
  • принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
  • формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
  • распределения техники между отдельными подразделениями компании.

В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.

Коды и их применение

Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:

  1. Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
  2. Копировальное и копировально-множительное оборудование — 3010210 – 3010282.
  3. Прочее канцелярское оборудование — 3010300 – 3010460.
  4. Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) — 3010480 – 3010542.
  5. Математические приборы — 3010150 – 3010197.

Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.

Как правильно оприходовать расходные материалы?

Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах:
0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;
0 101Х8 000 «Прочие основные средства».

Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».

Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.

Как правильно списать расходные материалы?

Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт 108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.

Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.

Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.

Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников — «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.

Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:

  1. Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
  2. Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
  3. Картриджи не старше 2020 года выпуска.
  4. Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
  5. С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2020 года.

Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.

Списание расходных материалов

Списание — бухгалтерский термин, означающий снятие расходного материала с учета и отнесение к убыткам. Как правило, использованные расходники списывают сразу после извлечения из оборудования. Например, пустые картриджи. Также допускается списание материалов непосредственно со склада, где они находятся.

Читать еще:  Акт использования материалов

Некоторые материалы используют в оборудовании многократно, как например, перезаправляемые картриджи. По ним возможно вести индивидуальный учет и в программе они представлены, как номерные расходные материалы. Такие расходники могут быть списаны не только со склада или оборудования, но и по возврату из сервиса. Например, если их восстановление невозможно или невыгодно .

Списание расходных материалов со склада

Списание материалов со склада производится в разделе «Расходные материалы» на закладке «Наличие на складах », а также на соответствующих закладках в других разделах программы, например, «Склады» . Для того, ч тобы оформить списание, выделите материал в таблице и нажмите кнопку «Списать материалы». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, в разделе «Расходные материалы» это выглядит следующим образом.

В открывшемся диалоге представлены данные о запасах выбранного расходника на всех складах предприятия. Номерные материалы учитываются отдельно, у них указаны серийные / инвентарные номера.

По умолчанию списание материала оформляется текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

С помощью кнопки > следует указать количество материала, списываемое с нужного склада. В области «Итого» (нижняя часть окна) будет показан оставшийся запас этого расходника на складах и выбранное количество к списанию.

Опция «Разрешить списание в минус» используется в случае редактирования записей учета и списании материалов «задним числом». Данная опция разрешает программе учитывать запас на складах отрицательным количеством . Однако следует помнить, что при подобном ведении учета возможны ошибки. Вовремя их обнаружить и исправить помогает процедура верификации.

Списание расходных материалов из оборудования

Программа позволяет списывать материалы при извлечении из оборудования в процессе замены расходников. При установке в принтер нового картриджа, использованный следует извлечь, нажав «Извлечь» в столбце «Установленный расходник», а затем выбрать пункт «Списать» для его списания.

Списание материалов из оборудования также возможно в разделе «Оборудование» на закладке «Установленные РМ» и в одноименном подразделе. Для этого выделите нужный расходный материал в таблице и нажмите кнопку «Списать». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, на закладке «Установленные РМ» это выглядит следующим образом.

При списании обычного расходного материала подобным образом, откроется соответствующий диалог. При необходимости в нем можно изменить дату списания.

Если производится списание номерного материала, то диалог будет выглядеть, как показано ниже. При необходимости возможно указать причину списания, остаток ресурса в картридже и зафиксировать показатели счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника.

Списание номерных расходных материалов

Рассмотренные выше способы списания материалов применимы как к обычным, так и к номерным расходным материалам. Все действия с номерными расходниками, в том числе списание, можно выполнять в отдельном разделе программы — «Номерные расходные материалы».

С помощью кнопки / команды «Списать» (Ctrl+W) в данном разделе производится списание любого номерного материала. В зависимости от текущего местонахождения, расходник может быть списан со склада, из оборудования или сервиса.

На закладке «История» данного раздела с помощью кнопки / команды «Добавить действие. » возможно создать запись о списании выбранного материала со склада, из оборудования или сервиса. Списание может быть оформлено на любую дату.

На закладке «Ремонты» и в одноименном подразделе с помощью кнопки / команды «Вернуть из ремонта и списать» (Ctrl+W) возможно списать находящийся в сервисе номерной расходный материал . Например, если его восстановление невозможно. При этом ремонт будет закрыт датой списания.

Списание номерных материалов рассмотренными выше способами осуществляется в соответствующих диалогах. При необходимости можно изменить дату списания и ввести комментарий в поле «Примечание», например, указать причину списания материала.

Диалог списания номерного расходного материала со склада.

Диалог списания номерного расходного материала из сервиса (ремонта).

Диалог списания номерного расходного материала из оборудования. Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет ввести значения счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника, например, количество отпечатанных страниц.

История списаний материалов и отчеты

После списания расходные материалы снимаются с учета и перестают отображаться в «рабочих» разделах программы. История всех списаний расходников доступна в соответствующих подразделах: «Списания» (по всем материалам) и «Списания НРМ» (только по номерным материалам), где при необходимости можно отредактировать или удалить любую запись о списании. В случае удаления записи, списание будет отменено и расходный материал вновь станет числиться на балансе предприятия в месте своего последнего нахождения.

В программе также доступны отчеты, позволяющие просмотреть список материалов, списанных за выбранный период времени: «Списание расходных материалов» и «Списание номерных расходных материалов».

При просмотре отчетов и записей о списании материалов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector